Zwischen Pflicht und Kür: Solide Aktenverwaltung, schwacher Workflow – was Österreichs Anwaltssoftware 2026 (noch) nicht kann

Die Umfrage 2026 differenziert stärker nach zusätzlich genutzten Programmen und Apps (Projektmanagement, Client‑Onboarding, etc). Eine deutliche Mehrheit von knapp drei Viertel (74,7 %) nutzt ausschließlich die Kanzleisoftware; lediglich 25,3% nutzen weitere Programme oder Apps in der anwaltlichen Tätigkeit.

Diese Zahlen unterstreichen:

• Kanzleisoftware wird zum einen als Basis gesehen, die möglichst viele Funktionen abdecken soll.

• Zum anderen bietet Kanzleisoftware doch für ein Viertel der Kolleginnen und Kollegen zu wenig Features an, die sie in ihrem täglichen Arbeitsumfeld benötigen.

• Integrations‑ und Schnittstellenfähigkeit wird damit zum zentralen Qualitätskriterium.

3.2 Endgeräte, Betriebssysteme und Mobilität

Während 2024 bereits Kritik an der unzureichenden Unterstützung mobilen Arbeitens geäußert wurde, zeigt die Umfrage 2026, dass:

• Windows‑Arbeitsplätze weiterhin dominieren (rund 96%),

• aber die (parallele) Nutzung von Laptops, Tablets und Smartphones für den produktiven Kanzleialltag deutlich zugenommen hat,

• macOS‑Nutzung zwar noch Minderheit bleibt, aber signifikant im Vergleich zu 2024 steigt.

Damit nimmt der Druck zu, browserbasierte oder zumindest plattformunabhängige Lösungen anzubieten und mobile Nutzung (inkl offline‑fähiger Diktat‑ und Dokumentenfunktionen) nicht nur als Randthema zu behandeln.

4. Zufriedenheit mit der Kanzleisoftware – Entwicklung 2024 zu 2026

4.1 Grundmuster der Zufriedenheit

Schon 2024 zeigte sich ein deutlich gespaltenes Bild:

• hoher Zufriedenheitsgrad beim Support,

• ausgeprägte Unzufriedenheit bei Workflow, Mobilität/Remote‑Arbeitsplatz, Design, Benutzerfreundlichkeit und Preis‑Leistungs‑Verhältnis.

Zugleich wurden den Anbietern zwar „Zuverlässigkeit“ und „Kundenfreundlichkeit“ attestiert, jedoch auch „mangelnde Flexibilität“ und – vor allem – „zu wenig Innovation“ vorgehalten.

Die Umfrage 2026 bestätigt diese Grundtendenzen, führt sie aber deutlich granularer aus: Abgefragt wurde nun die Zufriedenheit mit einer Vielzahl konkreter Funktionsbereiche, ua:

• Mandantenverwaltung / Doppelvertretungscheck,

• Aktenverwaltung, „Akt auf einen Blick“,

• Workflow‑Organisation (Dashboard, Nachrichtensystem),

• Vorlagensysteme und komplexe Dokumentenautomation,

• Volltextsuche und Dokumentenvorschau,

• Datensicherung, Datenexport/-import,

• offene Schnittstellen und Integration individueller Software,

• Integration des elektronischen Gerichtsakts, Compliance‑Abfragen, Insolvenz‑Abfragen, KYC/PEP,

• Integration digitaler Signatur,

• mobiles Arbeiten, Cloud‑Zugang, sicherer Datenaustausch mit Mandanten,

• Leistungserfassung, Abrechnung, flexible Abrechnungsmodalitäten.

Das Gesamtbild lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Starke Zufriedenheit in „klassischen“ Kernbereichen (Mandanten‑ und Aktenverwaltung, Doppelvertretungscheck, Honorarabrechnung) – hier funktionieren etablierte Systeme solide.

• Ambivalente Zufriedenheit bei Dokumentautomation, Vorlagensystemen und Volltextsuche – vielfach vorhanden, aber in der Praxis oft als zu kompliziert oder zu wenig flexibel wahrgenommen.

• Deutliche Unzufriedenheit bei modernen, prozess‑ und zusammenarbeitsbezogenen Funktionen:

  • Workflow‑Organisation (Dashboards, Nachrichtensystem),

  • offene Schnittstellen / API‑Fähigkeit,

  • Integration externer Tools und Dienste,

  • mobiles Arbeiten, Cloud‑Zugang,

  • sicherer Datenaustausch und Kollaboration mit Mandanten.

Damit setzt sich der bereits 2024 sichtbare Befund fort: Die Anbieter erfüllen die „Pflicht“, bleiben bei der „Kür“ – insbesondere bei Integration und moderner Nutzererfahrung – aber teilweise deutlich zurück.

4.2 Preis‑Leistung und Wechselbereitschaft

Der schon 2024 klar artikulierte Unmut über das Preis‑Leistungs‑Verhältnis zeigt sich 2026 noch ausgeprägter, weil:

• zusätzliche Module (zB elektronische Signatur, KI‑Funktionen, spezifische Integrationen) häufig mit Zusatzkosten verbunden sind,

• kleinere Kanzleien eine kumulative Kostenbelastung durch die Kombination aus Kanzleisoftware‑Lizenz und mehreren Spezialtools empfinden.

Ein Viertel der Teilnehmenden hat bereits in der Vergangenheit den Softwareanbieter gewechselt; als Hauptmotive wurden genannt:

• technologischer Rückstand,

• fehlende Innovation,

• Kostenexplosion.

Die Bereitschaft zum Anbieterwechsel bleibt damit ein scharfes Korrektiv für Anbieter, die sich auf ihrer etablierten Marktposition ausruhen. Hinzu kommt, dass auch neue Kanzleisoftware-Anbieter den österreichischen Markt für sich entdecken und Lösungen anbieten. Damit wird absehbar, dass in naher Zukunft der Markt für die Anbieter nicht nur enger wird, sondern Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte mehr Auswahl haben, welchem Anbieter sie in Zukunft vertrauen.

5. Elektronische Signatur, Cloud, Sicherheit und Compliance

5.1 Qualifizierte elektronische Signatur

2026 wurde erstmals systematisch erhoben, in welchem Umfang qualifizierte elektronische Signaturen im Kanzleialltag eingesetzt werden. Das Bild:

• 67,59 % der Befragten geben an, Dokumente nie qualifiziert elektronisch signieren zu lassen,

• 18,18 % tun dies „1–2 Mal/Monat“,

• 5,53 % „3–5 Mal/Monat“,

• 8,70 % „öfter“.

Damit bleibt die qualifizierte e‑Signatur – trotz rechtlicher Möglichkeiten und technischer Verfügbarkeit – bislang Randphänomen. 

Bei den verwendeten Signaturtools ergibt sich ein heterogenes Bild:

• 22,08 % verwenden das ÖRAK‑Tool zur Steuerung digitaler Signaturprozesse,

• 19,48 % nutzen eine Integration in die eigene Kanzleisoftware,

• 62,34 % greifen auf externe Anbieter zurück.

Die starke Nutzung externer Dienste verweist wiederum auf:

• unzureichend integrierte Signaturfunktionen in den Kernsystemen,

• und/oder mangelnde Nutzerfreundlichkeit der vorhandenen Integrationen.

5.2 Cloud-Nutzung, Datensicherheit und § 40 RL‑BA 2015

Im Hinblick auf Cloud‑Nutzung, Datensicherung und sicherheitsrelevante Themen (einschließlich § 40 RL‑BA 2015) zeigt die Umfrage 2026, dass:

• automatische Datensicherung von der überwiegenden Mehrheit als zwingende Kernfunktion angesehen wird,

• viele Kanzleien Wert auf einen klar dokumentierten Datenexport/-import und die Möglichkeit zur Datenmitnahme bei Anbieterwechsel legen,

• Cloud‑Zugang und mobiles Arbeiten einerseits gewünscht, andererseits aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken und anwaltlicher Verschwiegenheitspflichten weiterhin mit Zurückhaltung betrachtet werden.

Die Integration von:

• elektronischem Gerichtsakt (inkl Volltextsuche, Metadaten),

• WiEReG‑ und sonstigen Compliance‑Abfragen,

• Insolvenz‑Abfragen,

• KYC‑Integration / PEP‑Check,

wird von den Kanzleien als zentrales Kriterium für eine rechtssichere und effiziente Mandatsannahme in Übereinstimmung mit § 40 RL‑BA 2015 wahrgenommen. Die Zufriedenheit mit diesen Integrationen ist jedoch stark vom jeweiligen Anbieter abhängig.

6. KI‑Nutzung 2026 im Vergleich zu 2024

6.1 Ausgangslage 2024: KI als Vision

Die Umfrage 2024 enthielt noch keine spezifischen Fragen zur Nutzung von KI, doch der damalige Artikel hat die „KI‑Revolution in Kanzleien“ bereits programmatisch adressiert: KI‑Tools wurden als möglicher Hebel gesehen, um Effizienz zu steigern, Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Qualität anwaltlicher Dienstleistungen zu erhöhen. Zugleich wurden die Anbieter von Kanzleisoftware in die Pflicht genommen, mit diesen Entwicklungen Schritt zu halten und KI‑Funktionalitäten in ihre Systeme zu integrieren.

6.2 Befund 2026: Von der Vision zur (vorsichtigen) Praxis

Die Umfrage 2026 ermöglicht nun erstmals eine empirische Aussage zur tatsächlichen Nutzung:

• Fast alle teilnehmenden Kanzleien verwenden bereits KI‑Tools oder Software mit integrierter KI im Rahmen der anwaltlichen Tätigkeit.

• Auf Ebene der Kanzleisoftware wird die „Einbindung von Sprachmodellen (zB ChatGPT)“ als eigenes Funktionsfeld abgefragt; die Zufriedenheit der Einbindung bzw Umsetzung ist hier – sofern überhaupt bereits implementiert – markant mit „sehr unzufrieden“ beschrieben.

Typische Einsatzfelder der bereits genutzten KI‑Tools sind:

• Rechercheunterstützung (60%)

• Übersetzungen (50,4%)

• Zusammenfassung umfangreicher Dokumente (41,6%)

• Transkription (Sprache zu Text – 36,8%)

• Analyse von Dokumenten (35,2%)

• sowie weiters Korrespondenz und Marketing

Die Nutzung erfolgt dabei häufig außerhalb der Kanzleisoftware (Stand‑alone‑Tools, Web‑Dienste), was wiederum den Bedarf an:

• klaren Schnittstellen,

• einheitlichen Sicherheits‑ und Vertraulichkeitsstandards,

• ÖRAK‑konformen Leitlinien zum Umgang mit KI im Lichte der Verschwiegenheitspflicht

unterstreicht.

7. Gesamtbewertung: Stand der Digitalisierung in österreichischen Kanzleien 2026

Die Gegenüberstellung der Umfragen 2024 und 2026 erlaubt folgenden Gesamtbefund:

a. Digitalisierungsgrad: Die flächendeckende Nutzung von Kanzleisoftware ist in Österreich Realität. Das Niveau der „Grunddigitalisierung“ (Aktverwaltung, Mandantenverwaltung, Fristen, Abrechnung) ist hoch und stabil.

b. Erwartungshaltung: Die Erwartungshaltung der Anwaltschaft hat sich zwischen 2024 und 2026 jedoch nur unwesentlich gewandelt: Im Vordergrund stehen nicht nur Funktionalität und Stabilität, sondern:

• moderne, intuitive Benutzeroberflächen,

• durchgängige Workflows und Aufgabensteuerung,

• mobile und ortsunabhängige Nutzung,

• integrative Plattform‑Ansätze mit offenen Schnittstellen.

c. Innovationsdefizit bei den Kernsystemen: Die Kritik an mangelnder Innovation und Flexibilität der Anbieter, bereits 2024 deutlich artikuliert, wirkt 2026 fort. Viele Kanzleien kompensieren dies durch:

• Einsatz zusätzlicher spezialisierter Tools,

• Nutzung externer Angebote für Signatur, Kollaboration, KI.

d. Preis‑Leistungs‑Spannung: Angesichts der Kombination aus Grundlizenz, Modulpreisen und externen Tools wird die Kostenseite zunehmend kritisch gesehen. Technologischer Rückstand und Kostenexplosion bleiben Hauptmotivationen für Anbieterwechsel.

e. KI‑Einzug in die Praxis: KI‑Tools sind – anders als 2024 – in einem relevanten Teil der Kanzleien gelebte Praxis. Die Integration in die Kernsysteme steckt aber noch in den Anfängen; es dominiert ein Nebeneinander von Kanzleisoftware und externen KI‑Diensten.

f. Regulatorische Sensibilität: Themen wie § 40 RL‑BA 2015, Datenschutz, Cloud‑Hosting, Verschlüsselung und sichere Mandantenkommunikation wurden 2026 deutlich stärker adressiert und fließen zunehmend in die Bewertung der Softwarequalität ein.

8. Ausblick und Handlungsempfehlungen

8.1 Für Kanzleien

Vor dem Hintergrund der Umfrageergebnisse erscheinen aus anwaltlicher Sicht insbesondere folgende Schritte sinnvoll:

a. Strategische IT‑Planung: IT‑Entscheidungen sollten als strategische Kanzleientscheidung (nicht nur als „EDV‑Frage“) verstanden und in der Kanzleiführung verankert werden. Die 2026 ersichtlichen Unterschiede in der IT‑Kompetenz innerhalb der Kanzleien legen nahe, interne „Digital‑Verantwortliche“ zu benennen.

b. Klarer Anforderungskatalog: Vor einem Anbieterwechsel oder größeren Umstellungen sollten Kanzleien – analog zur Struktur der Umfrage – einen eigenen Anforderungskatalog erstellen, der – abgestimmt auf die eigenen Bedürfnisse – insbesondere umfasst:

• Workflow‑Funktionen und Kollaboration,

• Integrationen (Gerichtsakt, Compliance, eSignatur, KI),

• mobile Nutzung und Cloud‑Strategie,

• Sicherheits‑ und Datenschutzanforderungen.

c. Bewusster Umgang mit KI: Beim Einsatz externer KI‑Tools sind – neben Effizienzgewinnen – insb:

• Vertraulichkeit (keine Verwendung von Mandantendaten zum KI‑Training),

• Datenstandort und Auftragsverarbeitungsverträge,

• Transparenz gegenüber Mandanten

zu berücksichtigen.

d. Schrittweise Einführung digitaler Signatur: Angesichts der nach wie vor geringen Nutzung qualifizierter e‑Signaturen erscheint es sinnvoll, zunächst typische Anwendungsfälle (zB Standardvereinbarungen, Vollmachten) zu identifizieren und dort – mit gut unterstützten Tools – Erfahrungen aufzubauen.

8.2 Für Softwareanbieter

Die Umfrage 2026 zeichnet für die Anbieter ein klares Pflichtenprogramm:

• konsequente Weiterentwicklung in Richtung offener Plattformen mit dokumentierten APIs,

• Verbesserung von Usability, Design und Workflow‑Unterstützung,

• tiefere Integration von:

  • e‑Signatur,

  • Compliance‑ und KYC‑Abfragen,

  • KI‑Funktionen unter Beachtung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und datenschutzrechtlicher Vorgaben,

• transparente und faire Preisgestaltung, die die kumulierten Kosten der Gesamtumgebung (Kernsystem + Module + externe Tools) berücksichtigt.

Der bereits 2024 angekündigte nächste Schritt – die Auswertung der Ergebnisse nach Softwareanbieter und der anschließende Dialog des ÖRAK mit den einzelnen Anbietern – gewinnt damit weiter an Bedeutung und wird unter Einbeziehung der 2026er‑Daten vertieft werden.

9. Schlussbemerkung

Die beiden Erhebungen 2024 und 2026 zeigen deutlich: Die österreichische Anwaltschaft befindet sich mitten in einem tiefgreifenden digitalen Transformationsprozess. Kanzleisoftware ist dabei nicht mehr bloß „elektronische Aktkartei“, sondern soll zum zentralen, integrierten Arbeitsumfeld werden, das:

• rechtliche, organisatorische und wirtschaftliche Anforderungen verbindet,

• KI‑gestützte Unterstützung bietet,

• und zugleich den hohen berufsrechtlichen Standards – namentlich der anwaltlichen Verschwiegenheit und der Einhaltung der Berufspflichten nach RL‑BA 2015 – voll gerecht wird.

Ob die „KI‑Revolution in Kanzleien“ letztlich „Top oder Flop“ wird, hängt weniger von der Technik als von der Bereitschaft der Anbieter ab, ihre Systeme mutig weiterzuentwickeln, und von der Entschlossenheit der Anwaltschaft, diese Entwicklung durch klare Anforderungen, bewusste Auswahlentscheidungen und einen verantwortungsvollen Umgang mit digitalen Werkzeugen aktiv mitzugestalten.