Mag. Birgitta Winkler

2019 hat die Vertreterversammlung des ÖRAK eine Neuregelung des § 40 RL-BA 2015 beschlossen, um die Nutzung von Cloud-Diensten standesrechtlich zu ermöglichen. In der Vertreterversammlung 2025 gab es eine erneute Anpassung dieser Bestimmung. Warum ist diese notwendig geworden?

Die ursprüngliche Anpassung des § 40 RL-BA 2015 im Jahr 2019 war ein wichtiger Schritt, um die Nutzung von Cloud-Diensten durch Rechtsanwälte standesrechtlich zu ermöglichen und den technologischen Entwicklungen Rechnung zu tragen. Die Welt der IT und der Cloud-Technologien entwickelt sich jedoch rasant weiter. Seither sind neue Technologien und Anwendungsfälle auf dem Markt erschienen, die eine erneute Präzisierung der Regelung erforderlich machten.

Der Hauptgrund für die jüngste Anpassung ist die Notwendigkeit, eine klarere Abgrenzung zwischen den verschiedenen Arten von externen Dienstleistern und deren Nutzung zu schaffen. Insbesondere geht es um die Unterscheidung zwischen dauerhafter Datenspeicherung in der Cloud und kurzzeitigen, automatisierten Verarbeitungsprozessen, die keine dauerhafte Speicherung beinhalten (zB bestimmte KI-Anwendungen). Die ursprüngliche Regelung sah eine Verpflichtung zur Benachrichtigung bei einer Hausdurchsuchung für alle externen Dienstleister vor. 

Für kurzzeitige, automatisierte Verarbeitungen, bei denen keine dauerhafte Datenspeicherung stattfindet – was ja das Merkmale bei Verwendung von vielen KI Anwendungen ist -, war diese Anforderung jedoch in der Praxis schwer umzusetzen und auch nicht zwingend notwendig.

Die Neuregelung schafft hier eine praxisgerechte Ausnahme, ohne die grundlegenden Schutzmechanismen bei der Nutzung von externen Dienstleistern zu lockern. Sie ermöglicht es Anwälten, moderne Technologien – gerade im Bereich KI – effektiver zu nutzen und gleichzeitig die berufliche Verschwiegenheit und die Interessen der Mandanten zu wahren.

Wie sieht die Regelung konkret aus? Was darf man, was darf man nicht?

Die neue Regelung in § 40 Abs 3 RL-BA 2015 regelt die Inanspruchnahme externer Dienstleister für die elektronische Datenverarbeitung. Sie legt fest, unter welchen Bedingungen dies standesrechtlich zulässig ist.:

Was man darf:

• Externe Dienstleister nutzen: die Dienste externer Dienstleister, wie zum Beispiel Cloud-Anbieter, zur elektronischen Datenverarbeitung können in Anspruch genommen werden.
• Verschwiegenheit wahren: Die Nutzung muss unter strikter Einhaltung der beruflichen Verschwiegenheitspflicht und aller datenschutzrechtlichen Anforderungen erfolgen.
• Sorgfältige Auswahl: externe Dienstleister müssen sorgfältig ausgewählt werden.
• Informationspflicht gegenüber dem Mandanten: Mandantinnen und Mandanten müssen über die Kategorien der genutzten Dienstleister und die vom Rechtsanwalt / von der Rechtsanwältin erbrachten Dienstleistungen informiert werden.
• Technisch-organisatorische Maßnahmen: es muss sichergestellt sein, dass unter Berücksichtigung des Stands der Technik angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und Vertraulichkeit ergriffen werden.

Was man nicht darf bzw. was die Ausnahmen sind:

• Keine uneingeschränkte Nutzung: Man darf externe Dienstleister nicht ohne Weiteres nutzen. Die oben genannten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
• Pflicht zur Hausdurchsuchungs-Info: Der Dienstleister muss vertraglich verpflichtet werden, die Rechtsanwältin bzw den Rechtsanwalt im Falle einer Hausdurchsuchung unverzüglich zu informieren.
• Ausnahme von der Hausdurchsuchungs-Info: Die Informationspflicht bei einer Hausdurchsuchung entfällt, wenn Daten nur kurzzeitig, nicht dauerhaft und ausschließlich für die zwingend erforderliche Dauer und das Ausmaß der Verarbeitung durch ein automatisiertes System verarbeitet werden. Dies ist die wesentliche Neuerung, die nunmehr auch den Einsatz von vielen KI Anwendungen ermöglicht.

Kurz gesagt: Diese Regelung stellt sicher, dass Anwältinnen und Anwälte auch die Möglichkeiten, die KI bietet, nutzen können, solange die Sicherheit der Mandantendaten, die berufliche Verschwiegenheit und eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters gewährleistet sind.

Wie findet man einen geeigneten Dienstleister, der die einzuhaltenden Berufspflichten garantieren kann?

Die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters ist eine der wichtigsten Verpflichtungen unter § 40 Abs 3 RL-BA. Es handelt sich hierbei um eine Sorgfaltspflicht, die von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten erfüllt werden muss. Hier sind einige Schritte und Kriterien, die bei der Auswahl helfen:

1. Rechtliche und technische Prüfung: Der potenzielle Dienstleister muss sowohl die technischen als auch die rechtlichen Anforderungen erfüllen.
2. Vertragliche Verpflichtungen: Der Dienstleister muss bereit sein, die vertraglichen Verpflichtungen einzugehen, die aus der RL-BA resultieren. Dazu gehört die bereits erwähnte Verpflichtung zur unverzüglichen Information bei einer Hausdurchsuchung.
3. Transparenz und Nachweisbarkeit: Ein guter Dienstleister wird offenlegen, wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden und welche Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. Er sollte in der Lage sein, die Einhaltung seiner Pflichten jederzeit nachzuweisen.
4. Standesrechtliche Eignung: Der ÖRAK arbeitet kontinuierlich daran, Anwältinnen und Anwälten Orientierung zu geben. Es empfiehlt sich daher, die Informationen und Empfehlungen des ÖRAK sowie der jeweiligen Rechtsanwaltskammer zu konsultieren.

Die sorgfältige Auswahl ist ein kontinuierlicher Prozess und erfordert eine fortlaufende Überwachung der Dienstleister. Ein kritischer Blick auf die Vertragsgestaltung und die technischen Rahmenbedingungen ist unerlässlich, um die Interessen der Mandanten bestmöglich zu wahren.

Der ÖRAK steht in ständigem Austausch mit den verschiedenen Kanzleisoftwareanbietern, die es am Markt gibt. Was erwarten Sie sich als Anwenderin von Ihrem Softwareanbieter?

Als Anwenderin und Vorsitzende des Arbeitskreises IT und Digitalisierung im ÖRAK erwarte ich von unseren Kanzleisoftwareanbietern weit mehr als nur ein funktionierendes Produkt. Eine Kanzleisoftware ist das Herzstück unserer digitalen Arbeit, und die Anforderungen gehen heute über die reine Verwaltung von Akten und Fristen hinaus.

Ich erwarte, dass die Anbieter die höchsten Sicherheitsstandards setzen.

An erster Stelle steht die Sicherheit. Angesichts der sensiblen Mandantendaten, die wir täglich verarbeiten, sind ein zuverlässiger Datenschutz und eine hohe IT-Sicherheit unabdingbar. Dies umfasst nicht nur die Einhaltung der DSGVO, sondern auch eine proaktive Herangehensweise an Cyber-Sicherheit. Ich erwarte, dass die Anbieter hier die höchsten Standards setzen und uns kontinuierlich über potenzielle Risiken und notwendige Schutzmaßnahmen informieren.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Die Software muss unsere Arbeitsabläufe nicht nur abbilden, sondern optimieren und vereinfachen. Das bedeutet intuitive Bedienbarkeit, eine nahtlose Integration mit anderen Diensten und eine hohe Stabilität. Eine moderne Kanzleisoftware sollte uns helfen, administrative Aufgaben zu automatisieren, damit wir uns auf unsere eigentliche juristische Arbeit konzentrieren können.

Schließlich erwarte ich Innovation und Partnerschaft. Ein guter Softwareanbieter ist für mich ein Partner, der die Bedürfnisse der Anwaltschaft versteht und aktiv in die Entwicklung neuer, zukunftsweisender Lösungen investiert. Dies schließt auch den Austausch über neue Technologien wie Künstliche Intelligenz mit ein, die unseren Berufsstand maßgeblich verändern werden.

Künstliche Intelligenz hat das Potential zu einer disruptiven Technologie zu werden, die auch vor der Rechtsanwaltschaft nicht Halt macht. Was bedeutet das für Ihre eigene berufliche Zukunft?

Künstliche Intelligenz ist zweifellos eine transformative Technologie, die auch vor der Rechtsanwaltschaft nicht Halt machen wird. Für meine eigene berufliche Zukunft sehe ich das Potenzial der KI als eine Chance und weniger als eine Bedrohung. Sie wird unseren Beruf nicht ersetzen, aber sie wird ihn fundamental verändern.

Der Mehrwert der KI liegt in ihrer Fähigkeit, Routinetätigkeiten zu automatisieren. Dazu gehören beispielsweise die automatisierte Zusammenfassung großer Dokumentenmengen, die erste juristische Recherche oder das Erstellen von Vertragsentwürfen auf Basis von Mustern. Durch die Delegierung dieser standardisierten Aufgaben an KI-Systeme können wir Anwältinnen und Anwälte uns auf jene Bereiche konzentrieren, in denen unsere menschliche Expertise unverzichtbar ist: die strategische Fallanalyse, die persönliche Beratung unserer Mandanten, die komplexe juristische Argumentation und die Vertretung vor Gericht.

Ich bin überzeugt, dass die Anwältinnen und Anwälte von morgen diejenigen sein werden, die KI nicht ignorieren, sondern als Werkzeug beherrschen und in ihre tägliche Praxis integrieren. Dies erfordert eine Offenheit für lebenslanges Lernen und die Bereitschaft, unsere Arbeitsweise anzupassen.

In welchen Bereichen arbeiten Sie bereits mit künstlicher Intelligenz? In welchen Bereichen können Sie sich noch weitere unterstützende Hilfe durch die KI vorstellen?

Aktuell nutze ich KI vor allem für unterstützende Aufgaben, die eine schnelle und effiziente Verarbeitung von Informationen erfordern. Konkret setze ich KI-basierte Tools für die Rechtsrecherche ein, um Gesetze und höchstgerichtliche Judikatur schneller zu finden und zu analysieren. Auch die Zusammenfassung umfangreicher Schriftsätze oder Akten sowie die Erstellung von Rohentwürfen für E-Mails oder einfache juristische Texte sind Bereiche, in denen KI bereits eine wertvolle Hilfe darstellt. Wichtig ist hierbei jedoch stets die menschliche Überprüfung und Qualitätssicherung der Ergebnisse.

Für die Zukunft sehe ich Potenzial für eine noch tiefgreifendere Unterstützung. Ein vielversprechender Bereich ist die automatisierte Compliance-Prüfung von Verträgen, bei der KI juristische Dokumente in Sekundenschnelle auf die Einhaltung komplexer rechtlicher Vorgaben analysieren könnte. Zudem könnte eine KI-Lösung bei der Erkennung von Präzedenzfällen helfen, indem sie Judikatur und juristische Literatur nicht nur durchsucht, sondern auch kontextbezogene Zusammenhänge herstellt, die für die Fallbearbeitung entscheidend sind. Auch im Kanzleimanagement sehe ich Potenzial, etwa durch die Automatisierung der Zeiterfassung oder der Honorarverrechnung, um administrative Prozesse zu optimieren.

Der ÖRAK veranstaltet in Zusammenarbeit mit der AWAK am 19.3.2026 einen KI-Tag. Möchten Sie bereits spoilern, was dort passieren soll?

Der KI-Tag, den der ÖRAK in Kooperation mit der AWAK am 19.3.2026 veranstaltet, ist ein zentraler Meilenstein in der Auseinandersetzung der Anwaltschaft mit der Digitalisierung. Es ist mir eine Freude, Ihnen hier einen kleinen Einblick in unsere Pläne zu geben, ohne allzu viel vorwegzunehmen.

Unser Ziel ist es, keine abstrakte Theorie zu vermitteln, sondern praxisnahe und greifbare Erkenntnisse. Wir möchten den Anwältinnen und Anwälten zeigen, welche konkreten Anwendungsfälle von KI es bereits gibt und wie sie diese Tools sicher und standesrechtskonform in ihren Kanzleien einsetzen können. Es wird hochkarätige Vorträge von Expertinnen und Experten aus dem In- und Ausland geben, die über die rechtlichen, ethischen und technologischen Aspekte von KI sprechen werden. Spoiler-Alarm: Der Fokus wird auf der Stärkung der menschlichen Rolle im juristischen Prozess liegen.

Auch die Justiz experimentiert, so hört man, bereits mit künstlicher Intelligenz. Was bedeutet das in Bezug auf eine unabhängige Rechtsprechung, das Recht auf ein faires Verfahren und einen menschlichen Richter, die Wahrung von Grundrechten, etc …

Die Anwendung von Künstlicher Intelligenz in der Justiz ist ein hochsensibles Thema, das eine sorgfältige Abwägung erfordert. Es ist erfreulich, dass die Justiz ebenfalls die Potenziale der Digitalisierung erkannt hat. Der Einsatz von KI, beispielsweise zur Anonymisierung von Urteilen oder zur Unterstützung bei der Fallanalyse, kann die Effizienz steigern und die Arbeitsbelastung der Justiz entlasten.

Die Anwaltschaft muss die Entwicklungen der Justiz kritisch begleiten.

Allerdings müssen wir als Anwaltschaft und Hüter des Rechtsstaats die Entwicklungen kritisch begleiten. Die Unabhängigkeit der Rechtsprechung, das Recht auf ein faires Verfahren und der Grundsatz des menschlichen Richters sind sakrosankt. Ein Algorithmus kann niemals die menschliche Fähigkeit zur Interpretation, zur ethischen Abwägung und zur Empathie ersetzen. KI darf in der Justiz ausschließlich eine unterstützende Funktion haben, die dem menschlichen Richter als Werkzeug dient, jedoch niemals die Entscheidungshoheit übernehmen.

Es müssen klare rechtliche und ethische Leitplanken geschaffen werden, die sicherstellen, dass die Algorithmen transparent, nachvollziehbar und frei von Diskriminierungen sind. Die Wahrung der Grundrechte und des fairen Verfahrens hat hier oberste Priorität. Eine Entscheidung, die allein auf der Grundlage einer KI-Empfehlung getroffen wird, ohne die Möglichkeit der menschlichen Überprüfung, wäre mit unserem Rechtsstaatsverständnis unvereinbar.

Welche Themen möchten Sie mit dem AK IT und Digitalisierung in den nächsten Jahren noch angreifen?

Der Arbeitskreis IT und Digitalisierung des ÖRAK hat sich für die kommenden Jahre ehrgeizige Ziele gesetzt, um die österreichische Anwaltschaft bestmöglich auf die digitale Zukunft vorzubereiten. Eines der zentralen Themen wird der sichere und standesrechtskonforme Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Anwaltskanzleien sein. Wir möchten den Kolleginnen und Kollegen eine klare Orientierung geben, wie sie KI-Tools rechtskonform nutzen können, ohne das Anwaltsgeheimnis oder datenschutzrechtliche Vorgaben zu verletzen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Förderung der digitalen Kompetenz. Wir planen praxisorientierte Fortbildungsangebote zu schaffen, die Anwältinnen und Anwälte aller Altersgruppen in die Lage versetzen, digitale Technologien souverän zu beherrschen.

Darüber hinaus werden wir uns intensiv mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der Digitalisierung auseinandersetzen, insbesondere im Hinblick auf den E-Justiz-Bereich, die Cyber-Sicherheit und die Regulierung von KI-Systemen. Unser Ziel ist es, die Interessen der österreichischen Anwaltschaft aktiv in den politischen Diskussionsprozess einzubringen und so die Rahmenbedingungen für eine zukunftsfähige und sichere digitale Rechtsberatung mitzugestalten.